Die Solar Info Center GmbH ist die Gebäudeverwaltung für das Solar Info Center, ein Bürogebäude in Freiburg, Nähe Messe und Universität am Flugplatz, mit hervorragender Anbindung an den ÖPNV. Sie übernehmen die Position der Hausverwaltung für das Solar Info Center sowie des Sekretariats der Solar Info Center GmbH und des Architekturbüros prettner + buschmann. Unsere Bürogemeinschaft mit insgesamt 9 Mitarbeitern freut sich auf Ihre Unterstützung.
Es erwarten Sie spannende Aufgaben aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen in einem freundlichen und attraktiven Arbeitsumfeld.
Das Solar Info Center verfügt über ca. 20 Mieter. Sie führen die Kommunikation mit den Mietern, der Gebäudeeigentümerin mit Sitz in Frankfurt und den Wartungsfirmen. Hierbei werden Sie sowohl von der Center Service Mitarbeiterin als auch unserem Hausmeister unterstützt.
Ihre zukünftigen Aufgaben:
Hausverwaltung:
- Kommunikation mit den Mietern und der Gebäudeeigentümerin
- Mieterverhandlung und Mietverwaltung (aktuell voll vermietet)
- Anleitung und Führung des Hausmeisters
- Zuarbeit bei der Nebenkostenabrechnung
- Erstellung von Monats- und Quartalsberichten
- Mitwirkung bei der Wirtschaftsplanung
- Betreuung von Wartungsarbeiten und -firmen
- Betreuung von Reparatur- und Mängelbearbeitung
- Prüfung und Freigabe der Dienstleister-Rechnungen
Sekretariatsaufgaben:
- Telefonischer Erstkontakt für Kunden und Firmen
- Allgemeine Korrespondenz
- Unterstützung einer reibungslosen Funktion der betrieblichen Informations- und Kommunikationsflüsse
- Unterstützung der Projektleiter bei der Einholung von Angeboten
Bearbeitung kaufmännischer Vorgänge (Rechnungsstellung, Mahnwesen, Erstellen von Übersichten) - Zuarbeiten für die Geschäftsführung und den Projektmanager
Buchhaltungsaufgaben:
- Aufbereitung von Buchhaltungsunterlagen
- Klärung von Rückfragen der Buchhaltung
- Vorbereiten des Zahlungsverkehrs
- Führen eines Kassenbuches
- Reisekostenabrechnung
- Unterstützung bei der Erstellung des Monats- und Jahresabschlusses und Abstimmung mit dem Steuerberater.
- Prüfen von ausgehenden und eingehenden Rechnungen
Ihr Profil:
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büro-/Immobilienmanagement oder verfügen über eine vergleichbare Ausbildung bzw.
- Studium oder verfügen über vergleichbare Berufserfahrung
- Sie freuen sich über ein abwechslungsreiches Aufgabenprofil
- Sie verfügen über relevanten Vorerfahrungen, idealerweise mit dem Schwerpunkt Gebäude- und Büromanagement
- Sie haben sehr gute Kenntnisse von Microsoft Office
- Ein freundliches, kommunikatives Auftreten ist für Sie selbstverständlich
- Sie arbeiten zuverlässig, eigenverantwortlich und lösungsorientiert
Wir bieten:
- Eine verantwortungsvolle Position mit Autonomie und großem Gestaltungsspielraum.
- Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Büroumfeld vieler relevanter, zukunftsweisender Themen.
- Weiterbildungsangebote
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
- Gleitende Arbeitszeiten
Die Stelle ist als Vollzeitstelle ausgeschrieben.
Es ist möglich, einen Teil der Aufgaben mit einer Teilzeitstelle zu übernehmen.
Gerne senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen zu.